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La visita a la empresa es considerada,
además de un evento empresario, una estrategia de relaciones públicas. Con
la misma se logra mayor compromiso de empleados y clientes con la empresa;
conocimientos sobre la misma que brindan confianza institucional y se
afianza la imagen de empresa.
Enumeraremos a continuación una serie de
ventajas y procedimientos para organizar las visitas a empresas e
instituciones, lo que suele tener gran efectividad, siempre que haya algo
interesante y moderno que mostrar. Nada mejor para convencer que exhibir
ante los diversos públicos el funcionamiento de la entidad.
I. Ventajas:
a) Proporciona oportunidades
de exponer la gran cantidad de equipos necesarios para suministrar un
servicio o fabricar un producto.
b) Permite a la empresa conocer mejor a
sus clientes.
c) Los clientes tienen oportunidad de
observar las condiciones de trabajo. Ayudar a atraer nuevos empleados.
d) Da oportunidad de informar a los
clientes sobre problemas presentes y asuntos de interés actual.
e) Proporciona ocasiones de asegurar a
los clientes que la empresa es eficiente, opera económicamente y es
progresista.
2. Preparativos:
a) Todos los preparativos se
deben hacer con anticipación a la fecha programada.
b) La selección de las personas que van
a asistir es lo primero que hay que fijar y las invitaciones se deben enviar
por correo bastante antes de la fecha fijada.
c) El grupo debe estar integrado por un
número limitado de personas para evitar aglomeraciones. Se considera que el
número usual es de veinte a treinta.
d) El recorrido se debe planear de tal
suerte que no dure más de una o dos horas. Períodos más largos harán que los
visitantes se sientan fatigados y pierdan interés.
e) Con antelación a cualquier visita hay
que consultar a las personas indicadas de la empresa, y lograr su
cooperación.
f) El trayecto a seguir en la visita se
decidirá con bastante antelación.
g) La dirección debe recibir a los
huéspedes. También corresponde proveer espacio para que descansen hasta que
todos se encuentran reunidos.
h) Hay que prever un lugar adecuado para
que la persona que representa a la dirección haga breves explicaciones
preliminares.
i) Con anticipación hay que hacer
arreglos para ofrecer un refrigerio, evitando apariencia de derroche.
j) Se planificará que el grupo regrese a
un sitio donde se ofrecerán las explicaciones finales, que consistirán
generalmente en una expresión de agradecimiento por la visita, en
comentarios acerca del asunto o tema puesto de relieve durante el programa,
y con frecuencia se brindarán explicaciones técnicas si son pedidas por
estudiantes o grupos interesados.
Casa abierta para todos (Open House)
I. Ventajas:
a) Proporciona a los familiares del
personal la oportunidad de observar la organización.
b) Permite ver a los hombres y mujeres
que suministran el servicio o producto y las operaciones y equipo que se
necesitan.
c) Permite a la empresa demostrar y
exhibir: 1) Las buenas condiciones de trabajo. 2) Los edificios y equipo.
d) El volumen de la inversión para
proveer el buen servicio o producto.
2. Preparativos:
a) La gerencia debe
encargarse de ellos.
b) Dos puntos muy importantes deben
determinarse:
1) En qué temas se hará hincapié durante la
recepción de la casa abierta.
2) Fechas y hora.
a) Al elegir las fechas se deben tener
en cuenta las vacaciones y otras actividades de la comunidad.
b) Se concederá bastante tiempo de
anticipación para los detalles, (generalmente 60 días).
c) Todos los empleados serán avisados
con bastante anticipación.
d) Hay que tomar medidas para que el
edificio y los terrenos se encuentren en excelentes condiciones.
e) Deben adoptarse disposiciones
concernientes a la publicidad e invitaciones.
f) Se programará el recorrido y los
puntos elegidos de detención.
g) Hay que arreglar la organización de
guías y del personal que se requiera. También se debe planear su
instrucción.
h) Se dispondrá de espacio para el
servicio de guardarropa y de sillas para las personas que esperan a que
comience el recorrido, alas que se proporcionará distracción, como
películas, música, folletos y revistas.
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