La organización integral

del evento

Organizarse significa ordenar tareas, roles, tiempos a partir de un trabajo guiado por un plan. El mismo se origina a partir del establecimiento de objetivos con plazos. Poner fechas límites moviliza la ejecución de la tarea hacia el cumplimiento del objetivo.

En síntesis, la organización remite a la planificación del trabajo del organizador y su equipo de profesionales, para el cumplimiento de objetivos en la forma y tiempo acordados.

El evento, para su ejecución, conlleva varias etapas, desde la gestación de la idea, investigación, planificación, realización y análisis posterior.

Una organización integral, y no parcial, debe atender cada una de las mismas.

Investigación

La investigación es una fase imprescindible, es la que nos ubica frente al problema y ayuda a encontrar las herramientas para resolverlo. Asimismo, la investigación, moviliza la parte creativa, hace fluir las ideas.

Investigar es buscar datos para hallar una respuesta a un interrogante o una confirmación o refutación a una suposición. Un ejemplo de ello es iniciar una investigación a partir de una pregunta como “¿Qué entretiene a un chico de 9 años?” o de una hipótesis como “Creo que a un chico de nueve años se entretiene con juegos interactivos”; en ambos casos estoy buscando una respuesta que me oriente sobre qué tipo de entretenimientos utilizar en un evento infantil para este segmento.

La investigación puede también ser sobre el mercado de eventos (oferta-servicio-demanda) o un sector. Es útil para saber que hay de nuevo, qué se hizo, qué hay por hacer, quiénes consumen que y de qué manera, quiénes ofrecen, qué y de qué forma, y dónde está la oferta y la demanda. No importa si el evento es a pedido o autogestionado, siempre conviene investigar; de lo hecho uno aprende, corrige errores, toma y deja, pero siempre avanza; y sobre todo se enfrenta con la realidad misma y deja de fantasear con lo hipotético, que a menudo nos conduce a cometer errores.

Creación

Luego viene el momento creativo. Aquí no sirven los prejuicios o preconceptos. La creatividad sólo se limita con la posibilidad de ejecución.

Tenemos que ser capaces de crear, de innovar, de conocer las reglas y estructuras y aprender a jugar con ellas. Sin ideas nuevas no hay crecimiento sino estancamiento. Las mismas siempre generan incertidumbres porque son “nuevas”, aún no han sido probadas. Pero pensemos dónde estaríamos sin ellas.

El proceso creativo debe ser libre. Pensemos de cuántas maneras podemos representar una misma cosa sin que deje de ser esa misma cosa. Con las funciones es lo mismo, muchas veces asociamos un determinado elemento para cumplir una función y lo asumimos como único. Es decir, si yo busco cubrir la función “para sentarme” en la confección de un stand enseguida pienso en una silla. Ahora si considero que estoy haciendo una exposición temática, podría también reflexionar en alternativas de objetos que puedan cumplir la misma función y que respondan de alguna menara al eje temático; si se tratara de una expo rural seguramente un tronco no quedaría mal y seguiría cumpliendo la misma función para la que el objeto “silla” estaba asignado.

Ser creativo implica indagar en el mundo de las representaciones y ver hasta dónde, alternando con ellas, se sigue remitiendo al mismo objeto o concepto.

Quedan más etapas para ver y problemas para resolver, invitamos por ahora a reflexionar sobre las vistas y tratar de incorporarlas a nuestro mecanismo de trabajo.

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