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 Claves para armar un evento de incentivo, o una convención de ventas.

 Por Sergio Ventura, Presidente de AOFREP (*)

Las convenciones, que usualmente se realizaban para potenciar al cuerpo de ventas, fueron evolucionando y hoy se perciben como espacios para estimular la convivencia entre todos los niveles de la compañía.

En este marco, lo ideal es romper las barreras de niveles jerárquicos y ayudar a que la gente se conozca en otro contexto para optimizar la comunicación interna y fomentar un verdadero espíritu de equipo, que permita generar compromisos e impulsar el logro de determinadas metas.

Hay organizaciones que realizan varias convenciones al año, y logran que éstas se conviertan en impulsoras de una gran productividad.

Pero a la hora de planificar una convención, es muy común que a las empresas les resulte complicado organizar una propuesta que equilibre trabajo con placer, y no sea percibida como algo agobiante por la carga horaria o la cantidad de tareas que hay que realizar. Más aún cuando la actividad implica trasladar a sus ejecutivos a destinos novedosos, que lógicamente despiertan deseos de salir a conocer.

Muchos socios de AOFREP, Asociación de Organizadores de Fiestas, Reuniones Empresariales y Proveedores de la Republica Argentina se dedican a la organización de eventos empresariales de este tipo, por lo que podemos sugerir algunas formas para lograr este delicado equilibrio y que la propuesta resulte un éxito.


Definir los objetivos.

¿Se trata de una convención de ventas, o de un incentivo al desempeño? Muchas empresas no tienen claro qué quieren lograr con el viaje, y esto genera que la elección del destino no siempre sea la adecuada.

- Si se trata de sorprender y agasajar a los mejores de su fuerza de ventas, por ejemplo; dar una sana envidia a los que no llegaron a cumplir los objetivos y por eso no viajaron, o posicionarse como innovador en el desarrollo de sus convenciones motivacionales, lo mejor es consultar a un profesional para elegir juntos cual será el mejor destino para su gente.
 

- En cambio, si se apunta a lograr una integración de todos los niveles de la compañía; generar espacios para trabajo y/o para el relax, quizá no sea necesario optar por lugares demasiado exóticos. Con creatividad, estos objetivos se pueden cumplir en cualquier destino.
 

Para la elección del lugar al que se convocará a la gente, hay que tener en cuenta además, el nivel socio cultural y la experiencia previa de los participantes. Un viaje de incentivos puede ser un día en una estancia tanto como un viaje a Grecia, por lo tanto es fundamental indagar muy bien las características de los participantes.

En cualquiera de los casos, hay que tratar que durante la convención la gente experimente situaciones que solo se pueden dar en el contexto de un viaje con la compañía. Muchas veces los participantes ya conocen el destino, pero la diferencia está en lo que experimenten en ese viaje, en concreto.

Definir la agenda de todo el evento: Es fundamental planificar las actividades que se van a realizar durante todo el viaje, para equilibrar el tiempo de trabajo y el de recreación.

Algunas recomendaciones para que todo salga bien:
 

Ø Procurar que haya actividades con diversos formatos, como conferencias, work-shop, role-playing, charlas etc, manteniendo un ritmo ágil para que el interés de los participantes no decaiga.
 

Ø No organizar reuniones laborales con presentaciones demasiado largas.
 

Ø Es mejor tener un espacio más breve de trabajo todos los días, que reunir todo de una sola vez, ya que las personas se cansan y se desconcentran.
 

Ø No planificar reuniones de trabajo muy temprano, ya que eso predispone mal a los participantes.
 

Ø No cargar demasiado las agendas: se trata de un viaje de trabajo que puede combinarse con placer, no de castigo.
 

Ø Tener en cuenta la diferencia horaria. Hay que permitir que la gente se adapte a los horarios locales, y tener en cuenta el horario de sol. Las reuniones que se realizan en pleno día, con los asistentes pensando en la playa o en la montaña, no son demasiado productivas. Se las puede realizar cuando el sol se pone; por ejemplo, 2 horas antes de la cena.
 

Ø Permitir y facilitar el contacto con las familias. Muchas veces las tarifas telefónicas de los hoteles -o el costo de las llamadas de celulares- resultan muy costosas, pero con la tecnología de nuestro lado, se pueden encontrar algunas maneras para que el participante tenga contacto con su familia, al llegar a destino y aunque sea una vez durante su estadía. Por ejemplo:
 

Ø Instalar Skype en notebooks de la compañía. Hoy todos los hoteles tienen conexión wi fi, y el costo de servicios como Skype resulta muy económico. Si la empresa realzia este tipo de convenciones, se puede pensar en un buen regalo de fin de año: una web-cam, que cada ejecutivo podrá instalar en forma particular si tiene una computadora en su domicilio, de modo que al llegar el momento de la convención, además, pueda ver a sus seres queridos.
 

Ø Adquirir tarjetas telefónicas prepagas y cargarlas en celulares, o sugerir el uso de teléfonos públicos.
 

Ø Permitir y facilitar el contacto con el destino. Desde la organización del viaje, resulta muy positivo prever las maneras en que los participantes puedan conocer el lugar, de modo que no tengan necesidad de hacer una "escapada".

Ø Una buena idea es proponer una agenda de excursiones y paseos, estudiando algunas opciones que cubran todos los gustos.
 

Ø También se debe dejar espacio para que los viajeros disfruten del hotel y todas sus instalaciones, brindándoles acceso al gimnasio, spa, piletas, masajes, canchas de tenis, fútbol, recreación, mar y sierras que no tienen a su disposición todos los días.
 

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