Argentina

a) Involucrar al proveedor de servicio cuanto antes en el evento, esto dará tiempo para negociar las condiciones o plantear nuevas opciones, y para evitar costos adicionales.

b) Asegurarse de comunicar a los proveedores el presupuesto con el que se cuenta, averiguar costos adicionales para incluirlos en el presupuesto.

c) Pedir un presupuesto que detalle bien todos los costos: por unidad, por tipo de servicio, el costo del personal y el tiempo que este costo cubrirá.

d) Antes de contratar tener en cuenta: condiciones de pago, si hay que hacer un depósito de garantía, si existen condiciones de reembolso, fecha límite de confirmación y si hay algún descuento.

e) En la elección del proveedor cuenta tanto sus referencias, experiencia en el área y años de trayectoria como su actitud durante el proceso de selección, su voluntad de adaptarse a lo que uno busca.

f) Comprobar la eficiencia del servicio.

g) Comprobar con cada proveedor el trabajo administrativo que haya que hacer ej. el seguro del evento, la certificación eléctrica, los derechos sobre obras musicales.

h) Cambiar la planificación o los equipos en el último minuto puede salir caro. Para controlar estos costos, autoriza a una o dos personas de tu equipo para que puedan aprobarlos si no puedes estar siempre en el lugar del evento.

LA SEDE

La correcta elección de la sede es fundamental para el desarrollo de cualquier evento. Se trate de: quintas, salones para fiestas, salones para convenciones en hoteles, predios de exposición, existen datos a investigar en común.

a) Tamaño del lugar: en superficie y en altura, de acuerdo al evento a realizar y las actividades incluidas.

b) Pedir un plano del sitio, con todas las dimensiones. Visitar el lugar con los proveedores de iluminación, sonido y escenografía.

c) Armar un plano donde se indique el lugar que ocupará con sus equipos y tareas cada proveedor y determinar lugares de circulación, ubicación de asistentes.

d) Averiguar si tienen generador eléctrico.

e) Condiciones de contratación (ver item anterior)

f) Si se trata de un salón ubicado dentro de un hotel o predio con otros contiguos, averiguar si los otros se utilizarán el día del evento y con qué fin. Esto para corroborar que el otro evento no interfiera.

g) Averiguar con qué infraestructura y asistencia técnica mínima cuenta el salón (tarimas, escenarios, luces, sonido) para evitar contrataciones extras.

h) Consultar con el propietario del salón si se pueden usar servicios tercerizados o tienen que ser de referencia del lugar.

i) Visualizar carteles indicativos y orientativos y los faltantes.

j) Inspeccionar bien el lugar antes de instalar sonido, iluminación o escenografía, para detectar daños anteriores o preexistentes. Posteriormente al evento hacer lo mismo.

k) La opción de las carpas.

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